Vous utilisez Excel ou un autre tableur au quotidien pour la gestion de votre entreprise ? Rassurez-vous vous n’êtes pas seul, Excel est un formidable outil d’une grande puissance qui permet de commencer à organiser des données en entreprise. Aujourd’hui en France, de nombreuse entreprises utilisent Excel, parfois depuis de nombreuses années. Pour l’exemple, sachez que plus de 80% de nos clients utilisaient auparavant Excel avant d’opter pour un logiciel sur mesure. Après-tout, Excel est pour beaucoup d’entreprises la première expérience de création d’un outil conçu spécialement pour leur activité.
Si vous êtes arrivé jusqu’ici, c’est que vous vous apercevez surement que malgré ses nombreuses qualités, Excel comporte également certaines limites qui deviennent plus ou moins génantes au fur et à mesure que l’activité de l’entreprise augmente. Nous pouvons par exemple citer les points suivants :
- Travail collaboratif limité
- Difficulté à structurer des informations (Liens entre les fichiers, versions différentes des fichiers,etc)
- Faible niveau de sécurité, tout le monde peut accéder à toutes les données
- Cela reste un tableau qui traite l’information de manière linéaire
Sur la base de toutes les sources documentaires (qu’il s’agisse de fichies Excel, Word, de pdf ou autre) de votre entreprise, nous pouvons réaliser un outil qui vous est propre et qui répond à 100% aux problématiques de votre activité.
Exemple de transformation de fichiers Excel en logiciel métier
Une agence d’architectes se servait d’Excel pour noter les heures passés sur les projets par ses collaborateurs. En utilisant Windev avec une base de données HFSQL, nous avons développé un outil web permettant aux architectes de noter directement les heures passées sur les projets avec rappel automatique si les feuilles d’heures ne sont pas remplies. En back-office, nous avons développé une application Windows permettant à la direction de suivre la vie des projets et notamment le volet financier. Un tableau de bord permet aux chefs de projet d’avoir une vision simplifiée de l’état financier du projet alors que le contrôle de gestion a de son côté une vision globale avancée avec différents indicateurs et tableaux croisés dynamiques lui permettant entre autre chose d’anticiper temps réel les éventuelles dérives budgétaires.
En prime, l’ensemble de l’historique des données de l’entreprise a pu être récupéré dans l’outil nouvellement créé.
Dans cette entreprise, le passage d’Excel à un logiciel sur mesure a eû de nombreux effets positifs dont :
- Une vision temps réel des dérives d’un projet (auparavant il pouvait se passer plus d’un mois avant que le contrôle de gestion ai en sa possession les bonnes données)
- Une fiabilisation de l’information (les taux horaires des collaborateurs n’étaient pas toujours mis à jour au bon moment, une remise en conformité des données en lien avec les données RH a pu être effectué pour retraiter les anciennes données et s’apercevoir qu’il pouvait parfois y avoir un écart conséquent sur la rentabilité des anciens projets avec des taux horaires obsolète depuis plusieurs mois)
- Une vision de l’historique de la société en un clin d’oeil au lieu de fichiers Excels archivés à différents endroits
Si vous aussi vous souhaitez améliorer la productivité de votre entreprise en réalisant un logiciel sur mesure pour votre activité, contactez-nous